Negli ultimi tempi, mi capita piuttosto frequentemente di essere interpellato da questo o quel condòmino perchè salta fuori che nel proprio condominio insiste un “buco” nella gestione provocato dal proprio amministratore infedele. Purtroppo a quel punto è troppo tardi per rimediare.
Ci sono fatture impagate per migliaia di euro, quando va bene si scopre che registrano più volte lo stesso costo (una volta per competenza, l’altra per cassa), commistioni la contabilità e i conti correnti di più condomìni, e di solito nessuna speranza di recuperare l’ammanco di cassa.
Certo è possibile iniziare una azione civile per tentare di recuperare il denaro. Spesso però chi ha sottratto il denaro non è in grado di restituirlo, o magari, ha intestato a qualcun altro tutto il suo patrimonio.
Eppure ci sono tutta una serie di strumenti che possono essere efficacemente utilizzati per controllare l’operato dell’amministratore e avere un costante controllo della situazione finanziaria del condominio.
Strumenti che si possono attuare per un puntuale e continuo controllo dell’amministrazione di condominio. Certo utilizzarli, può costare tempo e a volte sacrifici, ma è la sola via per evitare che, giorno dopo giorno, si vengano a creare situazioni che possono, in poco tempo, diventare irrecuperabili.
Cominciamo nel ricordare che i condòmini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.
Consultate periodicamente il conto corrente condominiale, attraverso gli estratti conto, molte banche oramai danno la possibilità di fruire della consultazione on-line attraverso il rilascio di apposite codici di accesso, senza necessità di intralciare il lavoro dell’amministratore.
Controllate periodicamente che le fatture dei vari fornitori siano effettivamente saldate e pretendete che lo si faccia utilizzando il conto corrente bancario. Quando non vengono pagate, se ciò non è dovuto a ritardi dei condòmini nei versamenti delle loro quote, è chiaro qualcosa non va.
A quel punto serve un controllo più approfondito e vale la pena con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio.
Infine, la riforma del Condominio ha previsto a carico dell’amministratore obblighi di rendiconto più stringenti. E, dunque, i condòmini hanno maggiori possibilità di controllo che in passato.
Tuttavia, ebbene ricordare che la contabilità condominiale oggi è più che mai complessa ed articolata rispetto al passato. Essa è andata evolvendosi raggiungendo sempre maggiori affinità con il diritto societario e coloro che sono totalmente a digiuno dei relativi fondamentali potrebbero travisare la documentazione e giungere a conclusioni affrettate e sbagliate.
L’art. 1130 bis sancisce il principio della verificabilità del rendiconto condominiale. L’applicazione di tale principio si sostanzia con il potere di controllo (c.d. controllo successivo) dell’operato dell’amministratore che può esercitarsi per almeno tre livelli:
a) Controllo individuale del condòmino;
b) Controllo del revisore contabile;
c) Controllo del consiglio di condòmini.
Si parla di livelli di controllo e non di opzioni, in quanto in un condominio potrebbero coesistere sia il revisore contabile scelto dall’assemblea dei condòmini, sia il consiglio di condominio per esperire magari non solo un’attività suppletiva di controllo ma anche un’attività di indirizzo e consultivo a sostegno dell’attività dell’amministratore, sia i singoli condòmini desiderosi di certezze contabili. L’esistenza di una tipologia di controllo non esclude un altro.
Malgrado ciò ogni anno, a causa di amministratori poco seri, in occasione delle assemblee ordinarie sorgono problemi relativi alla presentazione dei rendiconti e solitamente i condòmini lamentano imprecisioni e dubbi circa gli eventuali errori formali o sostanziali rilevati da attente ed approfondite analisi dei prospetti (rendiconti).
In passato l’art. 1130 c.c. nulla diceva in merito alla composizione del bilancio consuntivo e, pertanto la tenuta della contabilità in condominio si riduceva a poche elementari attività. Redigere un rendiconto oggi, non si tratta di una semplice paginetta, ma di un vero e proprio rapporto, che deve esprimere in modo da consentirne l’immediata verifica:
• Le voci di entrata e di uscita;
• Ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio;
• I fondi disponibili;
• Le eventuali riserve;
Il rendiconto inoltre deve contenere:
• Un registro di contabilità;
• Un riepilogo finanziario;
• Una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
La Legge 220/2012, tra le varie cose, si è posta come obiettivo quello di difendere la realtà condominiale da ipotesi di mala gestio e di garantire una maggiore trasparenza dell’operato dell’amministratore di condominio.
Il primo aspetto che un buon amministratore deve tener presente è che tutti i documenti ed i registri necessari vanno redatti e conservati secondo i criteri di una regolare e sana amministrazione in modo da regolare minutamente l’attività stessa e assicurare un puntuale riscontro circa la veridicità delle spese effettuate e delle entrate riscosse da parte di tutti i condòmini.
Anche laddove non sia espressamente disposto dal regolamento, l’amministratore è tenuto ad inviare le copie del rendiconto in allegato alla convocazione dell’assemblea, ciò per soddisfare il principio secondo il quale il condòmino deve essere edotto degli argomenti di cui si discuterà. Ad esso sarà allegata come sopra accennata una nota sintetica esplicativa, con la quale viene fatto il punto della situazione e vengono spiegate le voci più importanti del bilancio, nonché giustificate le spese straordinarie sostenute senza preventiva autorizzazione, con l’indicazione dei rapporti in corso e di quelli pendenti. Si tracciano insomma, le linee direttrici dell’amministrazione stessa.